SISTEM INFORMASI AKUNTANSI : SIKLUS KONVERSI

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang begitu pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh sebab itu, perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan dan tepet waktu sehingga keputusan yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan system informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan system informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.Oleh karena bentuk operasional perusahaan yang beragam, maka sasaran sistem informasi akuntansi juga beragam bentuknya.

Misal suatu perusahaan manufaktur akan memerlukan sistem informasi akuntansi yang dapat menghasilkan informasi biaya produksi dan besarnya harga jual produk, jenis produk, kuntitas dan kualitas produk, biaya-biaya yang berhbungan dengan produk misal biaya pembelian bahan, biaya transportasi pengantaran, dan sebagainya.

Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan.

Lingkup (scope) sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi untuk tujuan akuntansi yaitu tujuan eksternal yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh otoritas dan tujuan internal untuk tujuan pengambilan keputusan manajemen.Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen ). Untuk tujuan eksternal biasanya didasarkan pada standar yang ditetapkan oleh otoritas. Misal penyajian laporan keuangan untuk publik, sehingga dibutuhkan sistem informasi akuntansi keuangan.

Sebaliknya manajemen sering pula membutuhkan informasi akuntansi yang berkaitan dengan pengambilan keputusan untuk tujuan tertentu, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi manajerial.Dalam pembahasan ini akan di bahas tentang salah satu dari empat siklus transaksi dalam sistem informasi akuntansi untuk mencatat kegiatan bisnis.

B.Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari makalah ini adalah

1.Bagaimana gambaran tentang siklus konversi yang berpengaruh terhadap sistem informasi suatu bisnis

2.Bagaimana proses dalam siklus Produksi

3.Faktor apa yang mempengaruhi keberhasilan berbisnis di kelas dunia?

4.Bagaimana mengatasi masalah- masalah yang dihadapi selama proses bisnis berjalan?

C.Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah

1.Memahami tentang gambaran siklus konversi secara keseluruhan

2.Memahami proses-proses yang ada dalam siklus produksi

3.Mengerti tentang hal apa saja yang mempengaruhi keberhasilan bisnis kelas dunia

4.Mengerti tentang solusi masalah-masalah yang dihadapi selama bisnis berjalan

BAB II

PEMBAHASAN

Siklus Konversi adalah sekelompok kegiatan berulang pada aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data yang berhubungan dengan pengkonversian sumber daya input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead menjadi barang jadi atau jasa untuk dijual (Romney, Steinbart, Cushing, 1997).

Siklus konversi berisi transaksi yang benar-benar ada ketika input diubah menjadi barang atau pelayanan dapat dijual. Proses yang digunakan dalam siklus konversi adalah bahan, tenaga kerja, dan ongkos eksploitasi.

PERUSAHAAN KELAS DUNIA

            Perusahaan kelas dunia adalah perusahaan yang telah mencapai standar tinggi dan telah mengalami perubahan fundamental dari bentuk serta manajemen tradisional. Mencapai kelas dunia membawa implikasi signifikan bagi akuntansi dan sistem informasi akuntansi. Inforrnasi tradisional tidak cukup mendukung kebutuhan kelas dunia, sehingga perusahaan ini membutuhkan berbagai metode akuntansi baru dan sistem informasi baru yang:

1.Menunjukkan apa saja hal yang menjadi perhatian pelanggan ( seperti kualitas dan layanan)

2.Mengidentifikasikan berbagai produk yang menguntungkan

3.Mengidentifikasi pelanggan yang menguntungkan

4.Mengidentifikasikan berbagai peluang untuk perbaikan operasional dan produk

5.Mendorong adopsi aktivitas serta proses bernilai tambah dalam perusahaan dan mengidentifikasi aktivitas yang tidak bernilai tambah

6.Secara efisien mendukung berbagai pengguna melalui informasi keuangan dan nonkeuangan

LINGKUNGAN MANUFAKTUR TRADISIONAL

            Siklus konversi tradisional terdiri atas dua subsistem yaitu sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Dalam lingkungan manufaktur tradisional kedua subsistem ini cenderung terpisah tidak terintegrasi. Oleh karenanya kedua akan dibahas secara terpisah.

Sistem Produksi

            Sistem produksi memlibatkan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian fisik selama proses produksi. Tergantung dari produk apa yang diproduksi, perusahaan akan menggunakan salah satu dari berbagai metode produksi berikut ini :

·                     Pemrosesan berkelanjutan membuat produk yang sama melalui rangakaian berkelanjutan berbagai prosedur standar. Perkiraan penjualan bersama dengan informasi tingkat persediaan saat ini adalah pemicu proses ini.

·                     Pemrosesan Batch menghasilkan berbagai kelompok (batch) yang berbeda. Tiap barang dalam batch hamper sama, yaitu membutuhkan bahan baku serta operasi yang sama. Mekanisme pemicu proses ini adalah kebutuhan untuk mempertahankan tingkat perssediaan barang jadi sesuai prediksi kebutuhan pelanggan.

·                     Pemrosesan berdasarkan pesanan melibatkan pembuatan berbagai produk yang berbeda sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini diawali oleh pesanan penjualan, bukan oleh tingkat persediaan yang menurun.

Dokumen dalam Sistem Pemrosesan Batch

            Dokumen yang paling umum dalam sistem pemrosesan batch adalah

1.                  Prakiraan penjualan ( sales forecast ) menunjukkan perkiraan permintaan barang jadi perusahaan dalam suatu periode tertentu.

2.                  Jadwal produksi ( production schedule ) adalah rencana dan otorasi formal untuk memulai produksi. Dokumen ini menjelaskan berbagai produk yang akan dibuat, jumlah yang akan diproduksi dalam tiap batch, serta jadwal produksi untuk memulai serta menyelesaikan produksinya.

3.                  Daftar kebutuhan bahan baku ( bill of material – BOM ) menspesifikasikanberbgai jenis dan bahan baku serta berbagai sub perakitan yang digunakan untuk proses produksi sebuah unit barang jadi.

4.                  Lembar proses kerja ( route sheet ) menunjukkan alur produksi suatu batch produk yang harus diikuti selama proses produksi. Biasanya menspesifikasikan urutan operasi ( mesin atau perakitan ) sertawaktu standar yang dialokasikan untuk tiap pekerjaan.

5.                  Perintah kerja, atau perintah produksi ( work order/production order ) dibuat berdasarkan BOM dan lembar proses kerja untuk menspesifikasikan bahan baku dan produksi untuk tiap batch.

6.                  Lembar perpindahan mencatat pekerjaan yang dilakukan di tiap tempat kerja dan mengotorisasi perpindahan suatu batch ke tempat kerja berikutnya.

7.                  Permintaan bahan baku ( material requisition ) mengotorisasikan karyawan gudang untuk mengeluarkan bahan baku ( dan subperakitan ) ke orang-orang atau tempat kerja dalam proses produksi.

Model EOQ

Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk meminimalkan biaya persediaan dengan tetap memastikan bahwa terdapat persediaan dalam jumlah yang memadai untuk memenuhi permintaan saat ini. Berbagai model persediaan yang digunakan untuk mencapai tujuan ini dapat membantu menjawab dua pertanyaan dasar:

1.                  Kapan sharusnya persedian dibeli?

2.                  Seberapa banyak persediaan yang harus dibeli?

Model persediaan yang paling sederhana dan umum dipakai adalah model EOQ ( Economic Order Quantity ). Akan tetapi model EOQ didasarkan pada asumsi yang tidak selalu mencerminakan kenyataan ekonomi, asumsi-asumsi tersebut :

a.                   Permintaan produk konstan dan diketahui secara pasti.

b.                  Waktu tunggu ( waktu antara memasukkan pesanan persediaan hingga kedatangannya ) diketahui dan konstan.

c.                   Semua persediaan yang dipesan tiba pada saat yang sama.

d.                  Biaya total pertahun untuk memesan adalah dapat bervariasi dan menurun sejalan dengan peningkatan jumlah pesanan.

e.                   Biaya total per tahun untuk menyimpan persediaan (biaya penggudangan) adalah biaya yang bervariasi yang akan meningkatkan sejalan dengan peningkatan jumlah yang dipesan.

f.                   Tidak ada diskon jumlah. Oleh karenanya, harga total pembelian persediaan untuk tahun terkait adalah konstan.

Parameter penting dalam model ini adalah biaya penggudangan dan biaya pemesanan.

Sistem Akuntansi Biaya

Siklus akuntansi biaya dimulai ketika bagian perencanaan dan pengendalian mengirimkan sebuah salinan dari perintah kerja asli ke bagian akuntansi biaya. staf administrasinya kemuadian menyimpannya dalam file barand dalam proses ( work-in-process-WIP ). File ini bertindak sebagai buku pembantu bagi akun pengendali barang dalam proses di buku besar.

Pengendalian dalam Lingkup Tradisional

Golongan Pengendalian	Titik Pengendalian dalam sistem
1.                  Otorisasi Transaksi	Perintah kerja, Lembar perpindahan, dan Permintaan bahan baku
2.                  Pemisahan tugas	1.                  Pengendalian persediaan terpisah dari bagian penyimpanan persedian RM dan FG 2.                  Bagian akuntansi biaya terpisah dari tempat kerja 3.                  GL terpisah dari akuntansi lainnya.
3.                  Supervisi	Supervisor mengawasi penggunaan bahan baku dan pencatatan jam kerja
4.                  Akses	Membatasi akses fisik ke barang jadi, persediaaan bahan baku, dan proses produksi, menggunakan prosedur formal untuk mengeluarkan bahan baku bagi produksi
5.                  Pencatatan Akuntansi	File perintah, lembar biaya, lembar perpindahan, pekerjaan, permintaan bahan baku, record WIP, dan file persediaan barang jadi.
6.                  Verifikasi Independen	Fungsi akuntansi biaya merekonsiliasi semua biaya produksi. Bagian buku besar merekonsiliasi seluruh sistem.

LINGKUNGAN MANUFAKTUR KELAS DUNIA

            Pada pertengahan tahun 1950-an, amerika serikat adalah pemimpin dalam manufaktur di antara berbagai Negara industry lainnya. Proses produksi missal,yang disempurnakan pada awal abad ini,memberikan skala ekonomi sehingga indutri di AS memiliki keunggulan kompetitif yang berbeda.Permintaan atas berbagai produk ini pada saat itu stabil,hingga menghasilkan lebih bnyak waktu untuk pemulihan biaya. Dalam hal ini adalah pasar bagi penjual.

             Sejak pertengahan tahun 1970-an,berbagai factor yang menetukan keunggulan kom-petitif telah bergeser dari penekanan pada biaya saja ke penekanan pada kepuasan pelanggan,keanekaragaman produk, dan kemampuan untuk merespon secara cepat perubahan permintaan pelanggan.

FLEKSIBILITAS PRODUKSI

Para pelanggan modern menginginkan produk berkualitas, mereka menginginkannya dengan segera, dan ingin ada berbagai pilihan. Profil permintaan ini membebankan konflik dasar bagi produsen tradisional,yang orientasi pada lingkungan terstruktur dan tidak fleksibelnya, menghambat sehingga tidak efektif dalam lingkungan ini. Sebaliknya, para pesaing kelas dunia memenuhi berbagai tantangan konsumerisme modern melalui system produksi fleksibel.

            Mencapai fleksibilitas produksi menggabungkan empat karakteristik : 1. Reorganisasi pabrik, 2. Otomatisasi proses produksi,3. Pengurangani persediaan,dan 4. Kualitas produk yang tinggi.

REORGANISASI FISIK FASILITAS PRODUKSI

            Ketidakefisienan yang inhern dalam tata letak pabrik tradisional menambah biaya penanganan,waktu konversi, dan bahkan persediaan dalam proses produksi. Selain itu, karena aktivitas produksi biasanya diatur disepanjang garis fungsional,terdapat tendensi adanya kecurigaan antarkaryawan. Mentalitas “ kita vs mereka” ini berlawanan dengan sikap sebagai tim dan menciptakanketidakseimbangan dalam proses.

OTOMATISASI PROSES PRODUKSI

            Otomatisasi adalah inti dari lingkungan produksi yang berfungsi dengan baik. Melalui penggantian tenaga kerja dengan otomatisasi, perusahaan dapat menjadi lebih efisien dank arena menjadi kompetitif. Otomatisasi juga dapat berkontribusi secara langsung pada karakteristik operasi lainnya yaitu pengurangan persediaan dan peningkatan kualitas.

PRODUKSI TRADISIONAL

            Lingkungan produksi terdiri atas berbagai jenis mesin, yang masing-masing dikendalikan oleh seseorang operator. Karena mesin – mesin ini membutuhkan banyak waktu penyetelan, biaya penyetelan harus disebarkan dalam operasi produksi berjumlah besar.

TEKNOLOGI YANG BERDIRI SENDIRI

            Teknologi yang berdiri sendiri menggambarkan lingkungan dengan keberadaan otomatisasi dalam bentuk yang terpisah – pisah dan yang berdiri sendiri dalam lingkungan tradisional. Teknologi yang berdiri sendiri ini menggunakan mesin yang dikendalikan numeric computer yang dapat melakukan beberapa operasi dengan keterlibatan manusia yang lebih sedikit. Misalnya mesin CNC , manfaat yang penting dari teknologi CNC ini adalah sedikitnya waktu (dana biaya) penyetelan yang dibutuhkan untuk berubah dari satu operasi ke operasi lainnya.

PENYEDERHANAAN PROSES

            Penyederhanaan proses berfokus pada pengurangan kompleksitas tata letak fisik produksi dilantai pabrik.berbagai jenis mesin CNC akan diatur dalam sel (cell) untuk menghasilkan sebuah bagian lengkap dari awal hingga akhir di satu lokasi. Tidak seperti mesin CNC biasa, tidak ada keterlibatan manusia dalam sel. Tata letak fisik yang lebih rumit dalam sebuah sel mengurangi jarak yang harus ditempuh sebuah bagian dalam proses produksi. Hal ini pada akhirnya menghemat waktu produksi dan secara signifikan mengurangi persediaan dalam transit.

PRODUKSI YANG DIINTEGRASIKAN DENGAN KOMPUTER

            Produksi yang diintegrasikan dengan computer adalah lingkungan yang terotomatisasi penuh. Pabrik CIM diatur menjadi dua sel teknologi yang tidak menggunakan tenaga kerja manusia dalam proses produksi.

            System penyimpanan dan penarikan otomatis. Banyak perusahaan dapat mening-katkan produktivitas dan profitabilitasnya dengan mengganti forklift beserta operator manusianya dengan system penyimpanan penarikan otomatis. Manfaat operational dari teknologi ini jika dibandingkan dengan system manual meliputi penurunan kesalahan, perbaikan pengen-dalian persediaan, dan biaya penyimpanan yang lebih rendah.

            Robotika. Robotika melibatkan penggunaan robot, mesin CNC khusus yang digunakan dalam lingkungan berbahaya atau untuk melakukan berbagai pekerjaan berbahaya dan menonton yang cenderung dapat menyebabkan kecelakaan.

DESAIN BERBANTUAN KOMPUTER

            Desain produk telah mengalami perubahan cepat melalui teknologi CAD. Teknologi tersebut awalnya digunakan dalam industry pesawat terbang pada awal tahun 1960-an, tetapi sejak itu telah digunakan dalam setiap jenis industry. Teknologi CAD telah diperluas untuk mendesain dan mengevaluasi proses produksi bagi produk baru. Hal ini menghasilkan spesfikasi tahapan dan prosedur terperinci untuk personel tempat kerja. System CAD yang canggih dapat mendesain produk dan proses secara simultan. Jadi, dengan dibantu CAD , pihak manajemen dapat mengevaluasi kelayakan teknis produk dan menentukan “dapat tidaknya suatu produk diproduksi.”

            Teknologi CAD telah sangat banyak mempersingkat waktu antara desain awal dengan akhir. Hal ini memungkinkan perusahaan menyesuaikan produksinya secara cepat dengan per- bahan dalam permintaan pasar.

PRODUKSI BERBANTUAN KOMPUTER

Produksi berbantuan computer berfokus pada pabrik dan penggunaan computer untuk mengen-dalikan proses produksi secara fisik. Tujuan mesin awal dari otomatisasi adalah peningkatan  produktivitas tenaga kerja. Kini, CAM memberikan presisi, kecepatan, dan pengendalian yang lebih baik daripada proses produksi oleh manusia. Tujuan dibalik CAM adalah untuk menggan-tikan tenaga kerja melalui otomatisasi.

MRP II, EDI, DAN ERP

            Perencanaan sumber daya produksi (MRP II) adalah perluasan dari konsep sederhana yang masih digunakan dan disebut sebagai system perencanaan permintaan bahan baku. Pendekatan ini didesain untuk meminimalkan biaya pengudangan persediaan dalam industry produksi missal.

            System MRP II akan menghasilkan daftar kebutuhan bahan baku untuk produk terkait, menyesuaikan produksi dari produk tersebut dalam jadwal produksi induk, membuat perkiraan kasar perencanaan kapasitas berdasarkan ketersediaan mesin dan tenaga kerja , dan lebih banyak lagi.

            Produsen kelas dunia bias mewujudkan sejumlah manfaat dari system MRP II yang sangat terintegrasi, dalam hal – hal berikut ini :

·         Perbaikan layanan pelanggan

·         Pengurangan investasi pada persediaan

·         Peningkatan produktivitas

·         Perbaikan arus kas

·         Bantuan dalam mencapai tujuan strategis jangka panjang

·         Bantuan dalam megelola perubahan

·         Fleksibilitas dalam proses produksi

ERP dapat menghitung kebutuhan sumberdaya, pembuatan jadwal, mengelola perubahan konfigurasi produk, memungkinkan perubahan terencana di masa mendatang dalam hal produk, dan memonitor produksi dipabrik.perusahaan kelas dunia akan memiliki system ERP yang dapat berkomunikasi secara eksternal dengan para pelanggan dan pemasoknya melalui pertukaran data elektronik ( EDI ).

PENGURANGAN PERSEDIAAN

            Symbol dari perusahaan kelas dunia adalah keberhasilannya dalam mengurangi perse-diaan. Perusahaan semacam ini sering kali memiliki perputaran persediaan tahunan 100 kali per tahun. Jika perusahaan lainnya menyimpan persediaan untuk beberapa minggu bahkan untuk beberapa bulan, perusahaan kelas dunia hanya memiliki persediaan beberapa hari kadang hanya untuk beberapa jam.

SISI BURUK PERSEDIAAN

            Terdapat tiga alasan penting mengapa perusahaan lebih baik mengurangi persediaannya.

1.      Persediaan membutuhkan biaya

2.      Persediaan menyamarkan masalah produksi

3.      Kemauan untuk menyimpan persediaan dapat menimbulkan kelebihan produksi.

BAGAIMANA PERUSAHAAN DAPAT MENGURANGI PERSEDIAAN ?

            Perusahaan yang telah berhasil mengurangi persediaan mengadopsi model produksi just-in-time (JIT). Akan tetapi, JIT lebih dari sekedar teknik pengurangan persediaan. JIT adalah filosofi yang menyerang berbagai masalah produksi yang sebelumnya dijelaskan, melalui penye-derhanaan proses serta pengurangan persediaan. Konsep JIT sangat tergantung pada berbagai asumsi berikut .

·         Tingkat cacat nol

·         Waktu penyetelan nol

·         Ukuran lot kecil

·         Persediaan nol

·         Waktu tunggu nol dan pemasok yang andal

·         Sikap tim

KUALITAS PRODUK

            Terdapat dua alasan dasar mengapa kualitas penting bagi produsen kelas dunia. Pertama, kualitas yang buruksangat mahal untuk perusahaan. Kedua, kualitas adalah dasar persaingan produsen kelas dunia.

BAGAIMANA PERUSAHAAN DAPAT MENINGKATKAN KUALITAS ?

            Salah satu cara perusahaan dapat meningkatkan kualitas adalah dengan menempatkan titik pengendalian disepanjang proses produksi untuk mengidentifikasi operasi yang “tidak terkendali” ketika operasi tersebu terjadi.melalui deteksi masalah secara dini,perusahaan dapat mengelola dengan lebih baik situasi tersebut. Alternatifnya adalah prosedur pengendalian kualitas akhir proses yang tradisional. Pengendalian proses secara sistematik adalah metode untuk mngendalikan system produksi otomatis.

IMPLIKASI UNTUK AKUNTANSI DAN SIA

Pembahasan ini berkaitan dengan dua area reformasi : 1. Perubahan dalam teknik akuntansi, dan 2. Perubahan dalam pelaporan informasi.

PERUBAHAN DALAM TEKNIK AKUNTANSI

APA YANG SALAH DALAM INFORMASI AKUNTANSI TRADISIONAL ?

Berikut ini adalah berbagai kelemahan system akuntansi tradisional yang paling banyak disebutkan.

·         Alokasi biaya yang tidak akurat

·         Ketertinggalan waktu

·         Orientasi keuangan

·         Penekanan pada biaya standar

  

BAGAIMANA CARA MENGATASI MASALAH – MASALAH INI ?

            Banyak perusahaan kelas dunia yang telah menanamkan solusi atas berbagai masalah ini melalui perhitungan biaya berdasarkan aktivitas. Kritik utama dari sistem akuntansi biaya tradisional adalah

1.      Alokasi biaya overhead tidak tepat

Pemecahan dalam hal ini yaitu dengan menggunakan Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (ABC): ABC mencoba untuk menelusuri biaya ke berbagai aktivitas yang menimbulkannya, dan secara berurutan hanya mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau departemen. Dasar yang digunakan untuk mengalokasikan biaya overhead pabrik adalah penggerak biaya.Apakah penggerak biaya itu ?Apapun yang memiliki hubungan sebab akibat dengan biaya.

manfaat dari sistem ABC yakni :

2.      Keputusan yang lebih baik

3.      Peningkatan pengelolaan biaya

Data biaya yang lebih akurat menghasilkan bauran produk serta keputusan penetapan harga yang lebih baik. Data biaya yang lebih terinci  dapat meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengendalikan serta mengelola total biaya.

4. Ukuran kinerja tidak akurat                                                              

Penggabungan model data siklus produksi